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Aprende a automatizar tus flujos de trabajo

La automatización ya no es el sueño de ciencia ficción de hace algunas décadas. Ahora es posible y puede hacer tu vida y la de tus empleados más fácil.


Toda empresa de cualquier tipo implica al menos un proceso administrativo: subida de datos, aprobación manual, envío de información, escaneo de documentos, etc.

Estas tareas manuales y repetitivas suelen causar dos problemas importantes: en primer lugar, quitan a los empleados un tiempo valioso que podrían utilizar para realizar otras tareas que contribuyan más al objetivo general de la empresa. Suelen ser tareas administrativas que los empleados hacen fuera de sus funciones principales, por lo que se está perdiendo tiempo y recursos.

La segunda es que la ejecución repetitiva de tareas insignificantes y tediosas es propensa a los errores humanos, e incluso los simples errores administrativos pueden tener enormes repercusiones negativas cuando no se gestionan bien.

Entonces, ¿cómo podemos agilizar estas tareas administrativas y repetitivas al tiempo que garantizamos una ejecución precisa? La respuesta es la automatización del flujo de trabajo.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

Como su nombre delata, la automatización del flujo de trabajo es el proceso de utilizar un software de automatización para el trabajo y otras herramientas digitales para automatizar los flujos de trabajo que, de otro modo, deben ejecutarse manualmente.

Un flujo de trabajo tiene un conjunto de tareas o acciones, normalmente secuenciales, que logran un propósito y un resultado cuando se cumplen. Hay dos ideas fundamentales detrás de la automatización de un flujo de trabajo:

  • 1. El software, especialmente con la ayuda de la Inteligencia Artificial (IA), puede ejecutar tareas sencillas mucho más rápido que los usuarios humanos. Mientras que un administrador de datos en promedio puede tardar horas en introducir mil campos de datos, podría terminar en cuestión de segundos con el software adecuado.
  • 2. Los programas de software son consistentes y precisos, por lo que podemos reducir o incluso eliminar la probabilidad de errores humanos mediante la automatización del flujo de trabajo.

Una implementación típica de la automatización del flujo de trabajo son las aprobaciones de documentos, como las aprobaciones de formularios de reembolso, aprobaciones de órdenes de compra, etc. Normalmente, este tipo de flujo de trabajo sigue un conjunto de pasos predecibles y repetibles: un revisor revisa manualmente el documento en función de un conjunto de criterios y aprueba o rechaza el documento.

La automatización de estos pasos predecibles puede agilizar todo este flujo de trabajo y evitar errores humanos como el envío del formulario a la persona equivocada o errores de cálculo.

automatización del flujo de trabajo

Cómo automatizar un flujo de trabajo: Paso a paso

Automatizar un flujo de trabajo puede parecer una tarea compleja y difícil, pero si sigues estos pasos, te darás cuenta de que es mucho más sencillo de lo que parece.

Paso 1: Define tu propósito

¿Cuál es el propósito de automatizar el flujo de trabajo? ¿Asegurar la eficiencia? ¿Aumentar la producción? ¿Reducir los errores?

Cada flujo de trabajo es único, y para garantizar el éxito de la implementación de su automatización tenemos que identificar qué objetivos queremos lograr. Esto también ayudará a justificar las inversiones que puedan ser necesarias para asegurar una aceptación de todos los que se verán afectados por la automatización de este proceso.

Paso 2: Identifica el flujo de trabajo a automatizar

Si tu empresa sólo tiene un flujo de trabajo, éste será un proceso sencillo. Sin embargo, la mayoría de las empresas tienen más de un flujo de trabajo, por lo que es crucial identificar el que se va a automatizar.

En primer lugar, no todos los flujos de trabajo pueden o deben ser automatizados, por lo que debes considerar:

  • Si es posible automatizar el flujo de trabajo (si existe la tecnología capaz de automatizarlo)
  • Si es económicamente viable automatizar el flujo de trabajo (es decir, si los beneficios que obtendrás de la automatización justifican las inversiones necesarias)

Puedes utilizar uno o varios de los siguientes enfoques para elegir un flujo de trabajo para automatizar:

  • Estratégico: elegir un flujo de trabajo que tenga un impacto considerable en el negocio (es decir, que tenga un impacto directo en los ingresos)
  • Reactivo: elegir un flujo de trabajo con problemas evidentes para solucionarlos (es decir, un proceso de aprobación repetitivo e ineficiente)
  • Centrado en el cliente: elegir un flujo de trabajo con un impacto directo en la experiencia del cliente (es decir, acortar el tiempo de espera)

Paso 3: Reunir información

Observa cómo se ejecuta actualmente el flujo de trabajo y obtén los comentarios de todos los involucrados. La información que debes recopilar incluye:

  • Los puntos de inicio y final del flujo de trabajo
  • La lista de tareas necesarias para realizar el flujo de trabajo
  • La información necesaria para realizar cada paso/tarea
  • Si el flujo de trabajo implica decisiones, ¿qué información es necesaria para tomarlas?
  • Cuanta más información puedas reunir, mejor será la automatización del flujo de trabajo.

 

Reunir información
La información te ayudará a definir un diagrama de flujo  


Paso 4: Elige tu solución tecnológica

Aunque no existe una solución única para todos los casos, te indicamos algunas características clave que debes buscar al elegir una solución de software de automatización de flujos de trabajo:

  • Creador de diagramas de flujo de trabajo de arrastrar y soltar (sin necesidad de codificación)
  • Formulario fácil de usar (preferiblemente de arrastrar y soltar) y creador de reglas visuales
  • Notificaciones y recordatorios automáticos
  • Interfaz móvil y fácil de usar
  • Análisis e informes
  • Integración con sus otras soluciones

Paso 5: Traza el flujo

La mayoría de las soluciones de software automatizan tu flujo de trabajo utilizando un diagrama de flujo. La principal preocupación de este paso es la precisión: asegúrate de que el diagrama sea lo más preciso posible en función de cómo se ejecuta actualmente el flujo de trabajo.

Paso 6: Evalúa el flujo de trabajo automatizado

Prueba a fondo el flujo de trabajo automatizado antes de lanzarlo. Involucra a todos los que hacen parte de él para evaluar cómo funciona la automatización, si el flujo de trabajo es más eficiente que antes de la automatización, o si es al revés.

Es crucial asegurarse de que el flujo de trabajo ya es lo más eficiente posible antes de automatizarlo. Una automatización ineficiente sólo amplificará su ineficacia, de modo que serán contraproducente e innecesario.

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