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Consejos para hacer un evento de Team Building virtual

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Hace algunos años parecía imposible organizar eventos en línea. Con la llegada de la pandemia de COVID-19 se abrieron muchas opciones sobre la posibilidad de organizar eventos a distancia. Desde 2020 ha aumentado el número de reuniones y actividades que se celebran en línea, y muchos lo prefieren a los eventos físicos. Esto hace que la mayoría de la gente se preocupe por cómo planificar y organizar adecuadamente un evento online.

Si estás pensando en cómo organizar un evento de Team Building (puedes llamarle taller de equipo en castellano, pero no resulta tan atractivo) virtual con éxito, aquí tiene algunas recomendaciones para hacerlo:

Encuentra una plataforma de eventos virtuales confiable

Esto es lo primero que deberías solucionar. Encuentra una plataforma fiable que te permita alcanzar los objetivos de tu evento, del mismo modo que elegirías el lugar más cómodo para tus reuniones físicas.

Necesitas fomentar la unión entre miembros del equipo, por lo que la plataforma que elijas debe tener una interfaz fácil de usar que ofrezca entretenimiento corporativo virtual. Así te asegurarás de que los asistentes a tus eventos puedan interactuar libremente en tiempo real.

Determina un calendario para tu evento

Una ventaja de los eventos virtuales es que hay menos logística de la que ocuparse en comparación con los eventos físicos. Por lo tanto, debes aprovechar al máximo el poco tiempo que has dedicado a planificarlo. Elige una fecha adecuada para el evento. Cuando empieces a planificar, el evento debería ser en por las siguientes dos semanas, por lo menos.

A medida que pasen los días, asegúrate de tachar todo de la lista de cosas por hacer antes del gran día. Si tienes miembros del equipo en otros países con zonas horarias diferentes, debes considerar una hora que funcione para todos. Recuerda que estás organizando un Taller de equipo, por lo que querrás que todos los miembros estén presentes. Asegúrate siempre de que no te olvida nadie con una lista de invitados.

Determina un calendario para tu evento

Planifica actividades interesantes

Dado que se trata de un evento de Taller de equipo virtual, hay que hacer un esfuerzo adicional para que sea divertido, independientemente de la distancia entre los participantes. Piensa en actividades divertidas y desafiantes que mantengan a tu equipo de trabajo comprometido y no distraído. Las actividades deben implicar colaboraciones y comunicaciones entre los miembros del equipo para fomentar la unión e identificar sus puntos fuertes. Es posible lograr esto en línea si se eligen las actividades adecuadas que puedan disfrutar todos.

Sin embargo, aunque se realicen actividades emocionantes, hay que asegurarse de no dejar de lado la estructura. Siempre existe la posibilidad de que las cosas se vuelvan desordenadas y torpes, incluso en línea. El equilibrio entre la diversión y la estructura ayudará a que tu evento virtual de Taller de equipo sea muy interesante y organizado.

Crea un presupuesto

Tu reunión virtual puede necesitar financiación, al igual que los eventos físicos, porque hay costes implicados. Pero a menudo, las reuniones virtuales cuestan menos que las físicas. Es importante crear un presupuesto que tus eventos virtuales de Team Building puedan requerir. Por ejemplo, ¿piensas dar premios a quienes participen en los juegos u otras actividades? ¿Cuánto te costaría esto? 

Algunas de las recompensas que puedes dar virtualmente incluyen códigos de cupones de descuento, vales gratuitos, etc. Es posible que tengas que pagar por la plataforma virtual que alberga tu evento de Team Building para acceder a algunas actividades extra. Todo esto tiene que estar contemplado en tu presupuesto.

Crea un presupuesto

Asegúrate de que todo el mundo está equipado con lo que necesita

En los casos en los que las actividades puedan requerir determinados tipos de equipamiento por parte de los participantes, es necesario asegurarse de que todos lo tengan para que nadie se quede fuera. Estas necesidades pueden incluir una fuerte conexión a Internet, una cámara web, un micrófono USB, etc.

Infórmales con antelación de estos requisitos y haz los arreglos o provisiones necesarias para aquellos que no los tengan.

Define los objetivos del evento

Antes de planificar un evento virtual, debes establecer objetivos para medir su éxito. ¿Qué pretendes conseguir con este taller? Hay muchas razones, entre ellas, querer que tu equipo se divierta. Si los miembros de tu equipo han estado trabajando todo el año y quieres que se diviertan en casa, este evento es ideal.

Otro objetivo podría ser reforzar la comunicación para fomentar el trabajo en equipo o crear relaciones y entendimiento ayudándoles a familiarizarse mutuamente. También puede ser una forma de elevar la moral o premiar su duro trabajo. Cualquiera que sea el propósito que tengas en mente es positivo. Establecer estos objetivos también te ayudará a seleccionar las actividades que te permitan alcanzarlos.

Lleva a todos los miembros de tu equipo contigo

Lleva a todos los miembros de tu equipo contigo

Debes recordar que este evento de Team Building virtual que quieres organizar es para todo el equipo, y no es solo para ti o ningún miembro del equipo en particular. Absolutamente todo el mundo tiene que estar invitado y participar en los planes y actividades.

Reúnete con cada uno de ellos y averigua qué quieren hacer y en qué actividad les gustaría participar. Asegúrate de incorporar la elección de cada miembro del equipo para que nadie se sienta excluido. Estimula su interés por el evento y haz que participen.

Hazlo interactivo

No hay forma de lograr un evento de Team Building exitoso sin hacerlo interactivo. Deben poder participar activamente en él, aunque se haga de forma virtual. Mantén a tus miembros entusiasmados y comprometidos haciéndolo cooperativo. Emplea sus ideas, haz algunas competiciones y mantén sus mentes anhelando la siguiente actividad del programa.

Tampoco hay que hacerla demasiado larga y agotadora para que no disminuya su concentración. Es importante establecer una duración y hacérselo saber. Pregúntales qué les ha parecido cada actividad y cuál es la que más les ha gustado.

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