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Cuatro técnicas para gestionar los costes de tu pyme efectivamente

Gestionar los costes de tu empresa garantiza una estabilidad financiera, que es clave para el éxito de cualquier negocio.


Cuando alguien pone a andar un negocio, generalmente quiere obtener algún beneficio de éste. No cualquier pone el esfuerzo, tiempo, dedicación y atención necesarias en una idea que no le va a retribuir financieramente, ya sea para poder solventar la inversión inicial realizada, o para seguir expandiendo la idea.

Es claro que ser propietario y gestionar una empresa es caro. Mientras que las grandes empresas suelen contar con un importante respaldo financiero para contrarrestar estos costes, los propietarios de pequeñas empresas deben ser más ingeniosos. Afortunadamente existen algunas técnicas eficaces de gestión de los costes que hoy te queremos compartir, y que deberían mantenerte a flote incluso en este contexto económico difícil.

1. Minimizar los gastos generales

Una de las formas más rápidas de agobiarte y entrar en pánico es con gastos generales financieros desorbitados. Esto puede ser un problema especialmente para los negocios emergentes que pagan el alquiler, las facturas de energía y el espacio del inventario. Si los gastos generales se están comiendo tus beneficios, deberías pensar en algunas ideas para reducirlos.

Con el aumento constante de las ventas del comercio electrónico, y gracias al impulso final de la pandemia del 2020, muchas empresas están dejando de lado las tiendas físicas y vendiendo solamente en línea. Llevar a cabo la mayor parte o la totalidad de sus ventas en línea puede reducir drásticamente los costes y permitirte llegar a un grupo demográfico más amplio al mismo tiempo.

También deberías considerar el envío directo para las ventas online. En lugar de tener que pagar los costes de almacenamiento del inventario, un fabricante o mayorista enviará los productos directamente a tu cliente. Esto puede dar lugar a márgenes de beneficio considerablemente más altos, al tiempo que mejora la eficiencia de tu negocio.

Si no tienes otra opción más que seguir con una tienda física, una movida astuta es condensar tus proveedores. Muchos ofrecen internet, luz, gas y hasta agua en una misma factura y con tarifa reducida si lo contratas todo con ellos. Elegir también un único proveedor o muy pocos puede ayudarte también a reducir la complejidad de los pagos.

2. Aprovechar la tecnología

La tecnología adecuada puede ser el mejor amigo de un empresario. No sólo agiliza muchas operaciones del día a día de trabajo, sino que nivela el terreno de juego y permite a las pequeñas y medianas empresas competir con otras mucho más grandes. Existen numerosas opciones de gestión de costes de proyectos que puedes implementar y personalizar para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio y mercado.

  • Software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM): se trata de un software que agiliza y automatiza áreas como la gestión de contactos, la atención al cliente, el correo electrónico, las redes sociales y el soporte técnico. Al mantener las cosas organizadas y detectar las tendencias, te aseguras de que tu empresa esté equipada para mantener a tus clientes contentos al tiempo que aumenta la productividad.
  • Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP): el uso de este tipo de tecnología te ayuda a crear una infraestructura sólida mientras mantiene un funcionamiento estable. Suele abarcar la parte financiera/contable del negocio, las ventas, el control de inventario y el servicio al cliente. Incluso hay proveedores como que están diseñados específicamente para las pequeñas empresas. Hay muchos en el mercado muy útiles, solo tienes que buscar el más apropiado según tu empresa.
  • Aplicaciones en la nube: la informática en la nube se ha convertido en una opción cada vez más popular para las empresas debido a su seguridad, capacidad de ampliación y comodidad. Aunque el término informática en la nube puede abarcar numerosos procesos, las aplicaciones en la nube como Google Drive, Evernote y Dropbox son soluciones sencillas para las pequeñas empresas. Permiten crear y almacenar documentos, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas, imágenes y otros elementos con facilidad. En lugar de hacer copias de seguridad en dispositivos de hardware tradicionales como discos y memorias USB, todo se guarda de forma segura en la nube, donde se puede acceder a ellos en una variedad de dispositivos desde cualquier parte del mundo con acceso a Internet.

Aprovechar la tecnología
La tecnología adecuada puede ser el mejor amigo de un empresario.

3. Formar a los empleados en la gestión eficiente del tiempo

Mantener a los empleados al tanto de las operaciones diarias es otra forma de reducir los costes. Sin una gestión eficaz del tiempo, los miembros de tu equipo pueden desviarse fácilmente y tú acabas pagando por una mano de obra que no obtiene resultados. Por eso es importante asignar a cada empleado las tareas adecuadas a su capacidad. Contar con un buen gestor de proyectos que supervise cuidadosamente el progreso de cada proyecto debería ayudarte a obtener la máxima productividad de cada miembro del equipo. Incluso es posible que quieras utilizar el seguimiento del tiempo o un software de gestión del tiempo de primera categoría para hacerlo más fácil.

4. Externalizar proyectos a nivel global

Esta es otra de las técnicas de gestión de costes que ha sido posible, en parte, gracias a Internet. Si tienes ciertas tareas que no requieren que los empleados trabajen en la empresa, subcontratar proyectos a trabajadores que no necesariamente viven en tu misma ciudad o incluso en el mismo continente puede ser un salvavidas. Esto no sólo puede ahorrar dinero, sino que te da acceso a algunos de los talentos más brillantes que existen. Plataformas como Teams, Zoom y Google Meets ofrecen una interacción cara a cara para brindar una comunicación eficaz.

Aunque las pequeñas empresas no siempre tienen los bolsillos llenos de dinero como las empresas más grandes, eso no significa que no puedan ser exitosas. Ser inteligente y optimizar la eficiencia de tu negocio puede elevarte rápidamente por encima de los competidores que utilizan técnicas anticuadas. Al reducir sus costes, puedes obtener mayores beneficios y construir una base sólida para el futuro.

 

Cómo saber si tu idea de negocio es financieramente viable

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